Eisenhower Matrisi: Yapılacaklar Listenizi Nasıl Önceliklendirmelisiniz?

Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyet ve önem derecesine göre düzenlemenize ve önceliklendirmenize yardımcı olan bir görev yönetimi aracıdır. Bu aracı kullanarak, önce yapacağınız görevlere, daha sonra planlayacağınız görevlere, devredeceğiniz görevlere ve sileceğiniz görevlere göre görevlerinizi dört kutuya böleceksiniz. Bu yazıda, bir Eisenhower Matrisinin nasıl kurulacağını açıklayacağız ve görev önceliklendirme için ipuçları sağlayacağız.

Yapılacaklar listesi yapmak, işi bitirmenin ilk adımıdır. Ancak her şeyi bir günde yapacak kadar vaktiniz olmadığında, ilk önce neyle uğraşacağınızı nasıl belirleyeceksiniz? Etkili önceliklendirme ile üretkenliğinizi artırabilir ve en acil görevlerinizin anında ilgilenilmesini sağlayabilirsiniz.

Eisenhower Matrisi, verimli bir iş akışı oluşturabilmeniz için acil ve önemli görevleri ayırt etmenize yardımcı olan bir görev yönetimi aracıdır. Bu makalede, bir Eisenhower Matrisinin nasıl kurulacağını açıklayacağız ve görev önceliklendirme için ipuçları sağlayacağız.

Eisenhower Matrisi nedir?

Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyete ve önem derecesine göre düzenlemenin bir yoludur, böylece en önemli işinize etkin bir şekilde öncelik verebilirsiniz.

Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı ve II. Dünya Savaşı sırasında beş yıldızlı bir general olan Dwight D. Eisenhower, daha sonra Eisenhower Matrisine yol açacak olan fikri sundu. Eisenhower 1954'te yaptığı bir konuşmada ismi açıklanmayan bir üniversite rektöründen alıntı yaparak şunları söyledi: "İki tür sorunum var, acil ve önemli. Aciller önemli değildir ve önemliler asla acil değildir.”

Yüksek Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabının yazarı Stephen Covey, Eisenhower'ın sözlerini aldı ve bunları Eisenhower Matrisi olarak bilinen şimdilerde popüler olan görev yönetimi aracını geliştirmek için kullandı.

Eisenhower Matrisi aynı zamanda zaman yönetimi matrisi, Eisenhower Kutusu ve acil-önemli matris olarak da bilinir. Bu araç, görevlerinizi dört kategoriye ayırmanıza yardımcı olur: önce yapacağınız görevler, daha sonra planlayacağınız görevler, devredeceğiniz görevler ve sileceğiniz görevler.

Acil ve önemli görevler arasında nasıl ayrım yapılır?

Acil ve önemli benzer kelimeler gibi görünebilir, ancak bunları Eisenhower ilkesi açısından analiz ederken ikisi arasındaki fark çok önemlidir. Eisenhower Matrisinde acil ve önemli arasında ayrım yapmak, hangi görevlere atlamanız gerektiğini ve hangi görevlerin diğer ekip üyeleri tarafından daha iyi ele alınabileceğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Acil görevler, hemen dikkatinizi gerektirir. Acil bir şey olduğunda, şimdi yapılmalıdır ve bu görevleri belirli bir zaman çizelgesinde tamamlamazsanız net sonuçları vardır. Bunlar kaçınamayacağınız görevlerdir ve bu görevleri ne kadar uzun süre ertelerseniz, muhtemelen o kadar fazla stres yaşarsınız ve bu da tükenmişliğe neden olabilir.

Acil görev örnekleri şunları içerebilir:

• Son dakika teslim tarihi olan bir projeyi bitirmek
• Acil bir müşteri talebini işleme
• Dairenizde patlamış bir boruyu tamir etmek

Önemli görevler hemen ilgilenmenizi gerektirmeyebilir, ancak bu görevler uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur. Bu görevlerin daha az acil olması, önemli olmadıkları anlamına gelmez. Kaynaklarınızı verimli bir şekilde kullanabilmeniz için bu görevleri dikkatlice planlamanız gerekir.

• Önemli görevlerin örnekleri şunları içerebilir:
• Uzun vadeli bir proje planlamak
• Müşteri tabanı oluşturmak için profesyonel ağ oluşturma
• Düzenli işler ve bakım projeleri

Acil ve önemli görevleri nasıl ayırt edeceğinizi öğrendikten sonra, görevlerinizi Eisenhower Matrisinin dört çeyreğine ayırmaya başlayabilirsiniz.

Eisenhower Matrisinin Dört Çeyreği

Uzun bir yapılacaklar listesi bunaltıcı gelebilir, ancak Eisenhower Matrisinin amacı bu görevleri birer birer gözden geçirmek ve onları çeyreklerine göre ayırmaktır. Görevlerinizi belirlenmiş kategorilerinde görebildiğinizde, onları planlayabilir ve en önemli işinizi gerçekleştirebilirsiniz.

1. Çeyrek: Yapılacaklar

Birinci çeyrek "yapılacaklar" çeyreğidir ve burası hem acil hem de önemli olan tüm görevleri vereceğiniz yerdir. Yapılacaklar listenizde şimdi yapılması gereken, net sonuçları olan ve uzun vadeli hedeflerinizi etkileyen bir görev gördüğünüzde, onu bu çeyreğe yerleştirin.

Bu çeyreğe hangi görevlerin girdiği konusunda hiçbir soru işareti olmamalıdır, çünkü bunlar zihninizin önünde yer alan ve muhtemelen sizi en çok strese sokan görevlerdir.

2. Çeyrek: Planlanacak

İkinci çeyrek "programlanacak" yada "planlanacak" çeyreğidir ve burası acil olmayan ancak yine de önemli olan görevleri yerleştireceğiniz yerdir. Bu görevler uzun vadeli hedeflerinizi etkilediğinden, ancak hemen yapılması gerekmediğinden, bu görevleri daha sonra planlayabilirsiniz.

Birinci çeyrekteki görevlerin üstesinden geldikten hemen sonra bu görevlerin üstesinden geleceksiniz. Bu çeyrekteki görevleri tamamlamanıza yardımcı olması için çeşitli zaman yönetimi ipuçlarını kullanabilirsiniz.

3. Çeyrek: Devredilecek

Üçüncü çeyrel, "devredilecek" çeyreğidir ve burası, acil olan ancak önemli olmayan herhangi bir görevi vereceğiniz yerdir. Bu görevler şimdi tamamlanmalıdır, ancak uzun vadeli hedeflerinizi etkilemezler.

Bu görevlere kişisel bir bağlılığınız olmadığı ve muhtemelen tamamlanması için belirli beceri setinizi gerektirmedikleri için, bu görevleri ekibinizin diğer üyelerine devredebilirsiniz. Görevleri devretmek, iş yükünüzü yönetmenin ve ekibinize beceri setlerini genişletme fırsatı vermenin en etkili yollarından biridir.

4. Çeyrek: Silinecek

Yapılacaklar listenizi gözden geçirip ilk üç çeyreğe görevler ekledikten sonra, bir avuç görevin kaldığını fark edeceksiniz. Kalan görevler, acil veya önemli olmayan görevlerdir.

Bu önemsiz, acil olmayan dikkat dağıtıcı şeyler, sadece hedeflerinize ulaşmanıza engel oluyor. Kalan bu öğeleri, "silinecek" çeyreği olan dördüncü çeyrekte yapılacaklar listenize yerleştirin.

Görevlerinizi öncelik sırasına koymak için 4 ipucu

Aciliyet ve önem arasındaki farkı anlamanın en iyi yolu Eisenhower Matrisini kullanmaktır, ancak yine de kendinizi görevlerinizi öncelik sırasına koymak için mücadele ederken bulabilirsiniz. Görevlerinizi her bir çeyrekte sıralarken önceliklendirme konusunda size yardımcı olabilecek bazı ipuçları.

1. Görevlerinizi renkle kodlayın

Görevlerinize renk kodlaması yapmak, yüksek öncelikli öğeleri görselleştirmenize yardımcı olabilecek bir taktiktir. Yapılacaklar listesi aracınızı gözden geçirirken, öncelik düzeyine göre kendinize dört renk vermeyi deneyin. Kodu aşağıdaki gibi kullanın:

Yeşil = En yüksek öncelikli öğeler

Sarı = İkinci en yüksek öncelik

Mavi = Üçüncü en yüksek öncelik

Kırmızı = Öncelik değil

Görevlerinizi renge göre etiketlediğinizde, bu renkler doğrudan Eisenhower Matrisine çevrilecektir. Yeşil görevleriniz, birinci çeyrek için "yapılacaklar" görevlerinizdir. Sarı görevleriniz, ikinci çeyrek için "programramlanacak" görevlerinizdir. Mavi görevleriniz üçüncü çeyrek için "devredilecek" görevleriniz ve kırmızı görevleriniz dördüncü çeyrek için “silinecek” görevlerinizdir.

2. Görevleri çeyrek daire başına 10 ile sınırlayın

Yapılacaklar listenizde çok sayıda göreviniz olsa bile, görevlerinizi çeyrek başına 10 öğe ile sınırlandırmaya çalışın. Bu, Eisenhower Matrix'inizin dağınık ve bunaltıcı olmasını önleyecektir.

Birden fazla matris oluşturabilirsiniz, ancak görev listenizi gerekli eylem öğeleriyle sınırlamak, zaman kaybetmeden önceliklendirme sürecine başlamanızı sağlayacaktır.

3. Kişisel ve profesyonel yapılacaklar listesi yapın

Eisenhower Matrix'inizdeki öğelerin sayısını sınırlamanın bir başka yolu da kişisel ve profesyonel yapılacaklar listeleriniz için ayrı matrisler oluşturmaktır.

İşiniz ve kişisel görevleriniz farklı zaman çizelgeleri, kaynaklar ve yöntemler gerektirir ve muhtemelen farklı düşünce süreçleri de gerektirecektir. Kişisel ve profesyonel hedeflerinizi etkili bir şekilde yönetmek için bölmeniz ve fethetmeniz gerekir.

4. Önce temizleyin, sonra öncelik verin

Etkili bir şekilde öncelik vermek için önce gereksiz görevleri ortadan kaldırın. Bu stratejiyle, bir, iki ve üçüncü çeyreğe geçmeden önce dördüncü çeyreği ele alacaksınız.

Yapılacaklar listenize göz atarken, orada olması gerekmeyen, yazdığınız maddeleri değerlendirin. Aslında, işteki zamanımızın %60'ı işle ilgili işlerle (durum onaylarını paylaşmak veya bilgileri takip etmek gibi) harcanıyor. Öğeleri hızlı bir şekilde belirleyebiliyorsanız, devam edip ilerleyebilirsiniz. Bu, önceliklendirme sürecini hızlandıracaktır.

Eisenhower Matrisi Örneği

Eisenhower Matrisi'nizin her bir çeyreğine hangi görevleri yerleştirebileceğinizi daha iyi anlamak için, burada sizin için bazı örnekler sağladık.

1. çeyrekte ekleyebileceğiniz görev örnekleri:

• Yarın için bir blog yazısı yaz
• Bir proje teklifini tamamlayın
• Müşteri e-postalarına yanıt verin

2. çeyreğe ekleyebileceğiniz görev örnekleri:

• Mesleki gelişim kursuna kaydolun
• Bir ağ etkinliğine katılın
• Kişisel bir projeye iyileştirmeler ekleyin

3. çeyreğe ekleyebileceğiniz görev örnekleri:

• Blog gönderilerini yükle
• Toplantı notlarını metne dönüştürme
• İstemci olmayan e-postaları alan

4. çeyrekte ekleyebileceğiniz görev örnekleri:

• İş hakkında çalışmak
• Durum toplantısına katılmak
• Durum onaylarını paylaşma

İş ve ev hayatı için ayrı matrislere sahip olmanın en iyisi olduğunu unutmayın, böylece zaman ve yere en uygun yöntemleri kullanarak yapılacaklar listelerinizi halledebilirsiniz.

Eisenhower Matrix'inizi görev yönetimi araçlarıyla oluşturun

Yapılacaklar listenizi sıralamak, Eisenhower Matrisinin en zor kısmıdır, ancak otomasyon sayesinde artık bu adımı manuel olarak yapmanız gerekmez.

Hangi görevlerinizin en yüksek önceliğe sahip olduğunu belirlemek için görev yönetimi yazılımları kullanabilirsiniz. Görev yönetim yazılımları ile görevleri kategorilere ayırabilir, renk belirleyebilir ve ekibinizdeki çalışma arkadaşlarınıza devredebilirsiniz. Eisenhower Matrisinin üretkenliğinizi artırmasına izin verin, böylece hedeflerinize daha kısa sürede ulaşabilirsiniz.