İş-yaşam Dengeniz İçin 8 Zaman Yönetimi Becerisi

Bir çok insanın yapılacaklar listesi hiç azalmıyor ve işlerin bitirildiği hızla, bu liste de muhtemelen güncelleniyor. Öncelikler değişir, projeler genişler veya çöker ve sonuç olarak liste büyüme eğilimindedir. Her nasılsa, listeden bir şeyler çıkarmayı düşünmüyoruz. Bu nedenle, her şeyi yapmaya (ve iyi yapmaya) gelince, sadece işlerin yoluna girmesini ummaktan daha fazlasını gerektirir.

Bunun için zaman yönetimi becerilerine ihtiyacınız var. Aslında, herkes farkında olmasada bunu biraz yapar. Mevcut hibrit çalışma dünyamızda, insanlar işe gidip gelmeyerek veya seyahat etmeyerek zamandan tasarruf ediyorlar. İnsanların %75'inden fazlası evden çalışmanın onlara zaman kazandırdığını söylüyor. Ancak aynı zamanda çalışanların stresli olduğunu da biliyoruz ve stres seviyeleri tüm zamanların en yüksek seviyesine ulaştı.

Aslında, çalışan insanların yaklaşık %76'sı stresin üretkenliklerine zarar verdiğini bildiriyor. Ayrıca çalışanların tükenmişlikle mücadele ettiğini de biliyoruz. Diğerleri, nereden başlayacaklarını ya da enerjilerini ya da zamanlarını başarılı olmak için yeterince iyi nasıl yöneteceklerini bilememenin zorluğunu hissediyor olabilir.

Bağlantı açık olmasa da zaman yönetimi becerileri yardımcı olabilir. Zaman yönetimi becerileri, stres, tükenmişlik ve verimsizliğin olumsuz etkilerini hafifletmeye yardımcı olabilir. Zaman yönetimi becerileri tek başına tükenmişliği, stresi ve bitkinliği çözmez. Ancak zaman yönetimi becerileri, çalışan deneyimini bütünsel olarak daha iyi yönetmeye yardımcı olmanın bir yolu olabilir. Ve tabi ki çalışanların iş yaşam dengesini.

İnsanların, özellikle öncelikler çok hızlı değiştiğinde, zamanlarını yönetmekte zorlandıklarını biliyoruz. Etkili zaman yönetimi becerileri, başarılı olmak ve başarısız olmak arasındaki fark olabilir ve bu, görevlerinizi tamamlamak için haftada yeterli zamanınız olduğundan emin olmaktan daha fazlasıdır.

Bu yazıda, bugün oluşturmaya başlayabileceğiniz bazı önemli zaman yönetimi becerilerinden bahsedeceğiz. Ayrıca zaman yönetimi becerilerinin neden önemli olduğu ve kendinizinkini nasıl geliştirebileceğiniz hakkında da konuşacağız.

8 Zaman Yönetimi Becerisi

Etkili zaman yönetimi becerileri geliştirmenin yollarını arıyorsanız, sekiz temel yeteneği şu şekilde özetledik.

1. İleriye Bakın

İyi zaman yönetimi becerileri ileriye bakmakla başlar. Önceden planlamak, bir hafta için yapılacaklar listenize bakmaktan daha fazlasıdır. İleriyi planlamayı iki şekilde düşünebiliriz.

İlk olarak, somut, daha işlemsel yapılacaklar bileşenleri vardır. Bu, tamamlamanız gereken şeyleri içerir. Önemli görevleri değerlendirmelisimiz, kendi çalışmanızı ilerletmek için ne yapmanız gerekiyor ve başkalarının ilerlemesi için kritik yolda hangi görevler var?

Örneğin, bir teknoloji şirketinde proje yöneticisi olduğunuzu varsayalım. Kuruluşunuzun yeni bir pazarlama kampanyası başlattığı bir projeye liderlik ediyorsunuz. Yaklaşan bir başlangıç ​​toplantısına hazırlanmak için proje ayrıntılarını incelemeniz gerektiğini biliyorsunuz. Dahil edilmesi gereken tüm gerekli kaynakları ve ekip üyelerini özetlemeniz gerekir. Projeyi tamamlamak için gereken süreyi gerçekçi bir şekilde düşünmelisiniz.

Ama ikincisi, bir de büyük resim düşüncesi var. Gelecek hakkında stratejik düşünmek, işlem ayrıntılarını basitçe ortaya çıkarmaktan daha fazlasını ifade eder.

Bu projeye geri dönelim. Bir ekip lideriyseniz, bu projenin kuruluş için daha büyük hedeflere ulaştığını bilirsiniz. Bu pazarlama kampanyası tek seferlik bir kampanya değildir. Kuruluşunuzun vizyonuna ve markasına bağlanır. Bu projeyi, markanızla elde etmeye çalıştığınız şeyin temelini oluşturmaya yardımcı olacak pek çok projeden sadece biri olarak görüyorsunuz.

Bunun temelinde stratejik planlama ve gelecek odaklılık duygusu gerekir. Gelecek her zaman değişime tabi olsa da, geleceğin neler getireceğine dair bir fikir edinmeye çalışmak daha iyidir. Gelecek hakkında gerçekçi ve pragmatik olmak, zamanınızın en iyi nerede harcandığını değerlendirmenize yardımcı olabilir.

2. Öncelikleri Değerlendirin

Stratejik düşünme ve önceliklendirme el ele gider. Zaman yönetiminin iyi önceliklendirme becerileri gerektirdiğini biliyoruz. Ancak öncelikleri iyi değerlendirebilmek için biraz pratik yapmak gerekir. Örneğin, daha az zaman alan daha acil görevleriniz olabilir. Veya görev listenizde yapılması uzun zaman alacak daha düşük öncelikli öğeler olabilir. Önemi zamana karşı tartma pratiğine girmelisiniz.

Örneğin, şu anda birkaç farklı proje üzerinde çalışıyorsunuz. Günlük yazıların yapılması gerektiğini biliyorsunuz ama aynı zamanda daha fazla zaman gerektiren daha büyük bir yazı projesi üzerinde çalışıyorsunuz. Günlük yazılarınızın çoğunu iş gününde mümkün olduğunca erken bitirmeye karar vermelisiniz.

Bu aşamada önceliklendirme için Eisenhower Matrisi: Yapılacaklar Listenizi Nasıl Önceliklendirmelisiniz? gibi bir yöntem deneyebilirsiniz.

3. Karar Verin

Zaman yönetimi teknikleri söz konusu olduğunda, karar vermek bir zorunluluktur. Önceden planlayıp önceliklerinizi değerlendirdikten sonra, zamanınızı en iyi nerede geçireceğiniz konusunda kararlar almanız gerekir. Zamanınız değerlidir. İşleri halletmek ve son teslim tarihlerini karşılamak iyidir. Ancak karar verme sürecinizi uzun vadeli hedeflerinizle eşleştirmeniz gerekir. Önceliklerinizi ve sorumluluklarınızı değerlendirdikten sonra, onlar hakkında karar verme zamanı.

4. Hedeflerinizi Belirleyin

Henüz fark etmediyseniz, bu zaman yönetimi teknikleri birbiriyle bağlantılıdır. Birbirlerinin üzerine inşa ederler ve birlikte çalışırlar. Değerlendirirken, öncelik sırasına koyarken ve kararlar alırken, hedeflerinizi anlamanız önemlidir. Hedefleriniz yoksa, bazı hedefleri belirlemenin zamanı gelmiş olabilir. Hedefler olmadan, zamanınızı amaçsızca görevlere harcama riskini alırsınız.

Hedeflerinizin ne olduğunu iyi anladığınızdan emin olun. Ancak “ne”yi anlamanın ötesinde, “neden”i anlamak da önemlidir. Hedeflerinizin amacı nedir? Hedefleriniz, tam potansiyelinize ulaşmanıza bir adım daha yaklaşmanıza nasıl yardımcı oluyor? Hedefleriniz, başarmaya çalıştığınız şey bağlamında ne anlama geliyor? Hayatınızı değiştirmek için en azından haftalık hedefler nasıl belirlenir özümseyin.

5. İyi İletişim Kurmak

Zaman yönetimi becerilerinin bir diğer önemli bileşeni de iletişim becerileridir. İşbirliğine dayalı bir dünyada yaşıyoruz. Projelerinizin çoğunda iş arkadaşlarınızla işbirliği yapıyor olmanız muhtemeldir. İşleri halletmek nadiren tek başına bir uğraştır.

Bu nedenle, iletişim, zamanınızı başarılı bir şekilde yönetebilmenin anahtarıdır. Örneğin, görev listenizdeki belirli bir projeye veya öğeye öncelik vermeye karar verirseniz, bu kimleri etkileyebilir? Önceliklerinizi, kararlarınızı ve iş akışlarınızı ekip üyelerinize nasıl iletiyorsunuz?

Daha iyi zaman yönetimi, daha iyi iletişim ile birlikte gelir. Ekibinizle daha iyi işbirliği yapmak ve iletişim kurmak için bu yumuşak becerilere odaklanmanıza yardımcı olur.

6. Ne Zaman Görevleri Devredeceğinizi Bilin

Zamanınızın kontrolünü geri almak bir paradokstur. Bazen, uzun bir ara vermek çok iyi gelir. Ancak bazen, özellikle ekip yönetimi ortamında bunu yapmak gerçekten zordur.

Görevleri başkalarına ne zaman devredebileceğinizi bilmek önemli bir beceridir. Gerçekten o toplantıda olman gerekiyor mu? Belirli bir proje üzerinde çalışan kişi olmanız mı gerekiyor? Başka bir takım arkadaşına devredebilir misin? Bir yöneticiyseniz, ekibinize bazı işleri nerede devredebilirsiniz?

Yetkilendirmeyi ve bunun en önemli görevlerinize ayıracak zamanınızın bir kısmını boşaltmanıza nasıl yardımcı olabileceğini düşünün.

7. Yardım İsteyin

Bazen insanlardan yardım istemekte zorlanabilirsiniz, bu gayet olasıdır. Bazen elinizi kaldırıp ekstra rehberliğe, yardıma ve hatta kaynaklara ihtiyacınız olduğunu söylemek gerekir. Ancak yardım istemek her zaman göründüğü gibi değildir.

Bazen yardım istemek sınır koymaktır. Belki de belirli bir projeye hayır demeniz gerekiyor. Bu bir çok kişi için doğal bir kas değil ve bu, üzerinde gerçekten çalışmanız gereken bir beceri. Kendi önceliklerini ve uzun vadeli hedeflerinizi daha iyi değerlendirebilmek oldukça önemlidir.

Bu hedeflerin bazılarına ulaşmak için tükenmişliği veya stresi azaltmak için yeniden müzakere etmeniz gerektiğini bilmelisiniz. Sonunda her şeye evet derseniz ya da yapamayacağın şeyleri taahhüt edersen, bu sizin için iyi olmayacaktır. 

8. Kazanmak İçin Organize Oun

Yüksek etkili davranışlarımızdan biri olarak, en etkili işimizi başarabilmek için kendimizi daha iyi organize etmemiz gerektiği fikri bu. Organizasyon becerileri, sistemlerinizin, dosyalarınızın, iş akışlarınızın vb. uyumlu olmasını sağlamaktan daha fazlasıdır. Aynı zamanda ekiplerin nasıl birlikte çalıştığı veya işbirliği yaptığı gibi insan bileşenlerine bakmakla da ilgilidir.

İşiniz hakkında organize olmak, bu erteleme dürtüsünü azaltmaya yardımcı olabilir. Ayrıca, belirli bir önemli görevi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm gerekli kilit oyuncuları ve bilgileri değerlendirebilmenize yardımcı olur. Sonunda, bu büyük, önemli görevlerden bazılarını da daha ulaşılabilir hale getirebilir.

Zaman Yönetimi Becerileri Neden Önemlidir?

Zaman yönetimi becerileri hem çalışana hem de organizasyona birçok fayda sağlar. Ancak ortak bir payda, bu becerilerin daha fazla fırsatın ve nihayetinde daha fazla potansiyelin ortaya çıkmasına yardımcı olmasıdır.

Çalışan İçin Zaman Yönetimi

İlk olarak, bireye ve çalışana faydaları vardır. Bir çalışan olarak zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenin yollarını arıyorsanız, bu size aşağıdaki faydaları sağlayabilir.

Daha İyi İş-Yaşam Dengesi: Zamanınızı iyi yönetemiyorsanız, işlerinizi halletmek için özel hayatınızın bazı kısımlarını feda ediyorsunuz demektir. Zaman yönetimi becerilerini geliştirmenin büyük bir yararı, iş-yaşam dengenizi geri kazanmaktır.

Geliştirilmiş Verimlilik: Zaman yönetimi becerilerinizde ustalaşmanın büyük bir yararı, artan üretkenliktir. Önceliklendirmeyi, karar vermeyi ve zaman ayırmayı bildiğinizde üretkenliğiniz artar. Bazı veriler verimliliğinizi %50'ye kadar artabileceğini gösteriyor.

Azaltılmış Stres: Stres yönetimi ve zaman yönetimi el ele gider ve araştırmalar bunu destekliyor. Bilim bize zamanımızı iyi yönettiğimizde stres seviyelerinin düştüğünü söylüyor.

Şirketler / Organizasyonlar İçin Zaman Yönetimi

İkinci olarak, organizasyon içinde de faydaları vardır. Çalışanlarınızın zaman yönetimi becerilerine yatırım yapmak, işinizi bir adım ileriye taşımanıza yardımcı olabilir.

Hedefe Güdümlü: Kurumsal hedeflere ulaşma yeteneğiniz, geniş ölçekte zaman yönetimi becerilerine bağlıdır. Çalışanlarınız eldeki hedefleri anlarsa, söz konusu hedeflere ulaşmak için daha iyi konumlanırlar. Bu, işletme genelinde olumlu etkilerin dalgalanma etkisine yol açar.

Geliştirilmiş Organizasyon Verimliliği: Üretkenliği geniş ölçekte güçlendirebildiğinizden emin olmak için zaman yönetimi becerilerine yatırım yapmak önemlidir. Bir çalışma, zaman yönetimi becerilerinin örgütsel üretkenlik üzerinde önemli olumlu etkisi olduğunu buldu. Spesifik olarak, çalışanların işlerini nasıl önceliklendireceklerini bilmelerini sağlamak, büyük ölçekte üretkenliğin kilidini açmanın anahtarıdır.

Daha İyi Uyum ve İşbirliğ: Anahtar zaman yönetimi becerilerinden biri iletişimdir. Takımlar kazanmak için iletişim kurduğunda ve organize olduğunda, şirketler daha iyi uyum görür. Çalışanların en yüksek öncelikleri listelerinin en üstünde tutmasını kolaylaştıran artan işbirliğine (üretkenlikle birlikte) yol açar.

Zaman Yönetimi Becerilerini Geliştirmenin 4 Yolu

Zaman yönetimiyle ilgili bazı ipuçları arıyorsanız, becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacak dört yolu şu şekilde özetledik.

1. Hedeflerinizi Anlayarak Başlayın

Hedef belirleme, zaman yönetiminin kritik bir yönüdür. Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, şu anda ne yapmanız gerektiğini anlamak zor.

Hedefleriniz - ve amacınız - yol haritanız olarak hizmet etmenize yardımcı olacaktır. Uzun vadeli hedeflerinizi ve çalışma amacınızı anlayarak, önceliklerinizi uygun gördüğünüz yerlere daha iyi yerleştirebilirsiniz. Hedeflerinizi belirledikten sonra, onları daha küçük parçalara ayırabilirsiniz. Oradan, görevlerinizi (ve zamanınızı) en iyi şekilde nasıl önceliklendireceğinizi anlamanıza yol açacaktır.

2. Önceliklerinizi Belirleyin

Sizin ve işiniz için neyin en önemli olduğunu bulmakta gerçekten iyi olun. Bir çok insan için bu, çok fazla araştırma ve özel düşünme alanı gerektirebilir. Ne zaman yeni bir proje veya yeni bir görev alsanız kendimize şu soruları sormaya çalışın:

• Bu projeyi önceliksiz bırakırsam, bu kimi etkiler?
• Hangi proje iş üzerinde maksimum olumlu etkiye sahip olacak?
• Hangi projeyi öteleyebilirim?
• Çantamda belirlediğim hedeflerle uyumlu olmayan herhangi bir şey var mı? Öyleyse neden?

3. Güçlü Sınırlar Belirleyin (ve Koruyun)

Bu zor ve büyük bir şey. İyi zaman yönetimi becerileri genellikle iyi bir sınır belirlemeye dönüşür. Hayır demekle ilgili kısmı hatırlıyor musun? Uygulamaya başlayın.

Sizi işinizde verimli bir şekilde üretken tutan bir iş-yaşam dengesini sürdürmek için sağlıklı sınırlara ihtiyacınız var. İyi yönetmeden sürekli olarak yeni iş yığınlarını üstlenmek mümkün değildir ve zamanınızı yönetmenin bir parçası da sınırlarınızı yönetmek demektir. İster ekibinizle, ister yöneticinizle olsun, sınırları belirleme alıştırmasına yardımcı olması için bir koçla çalışabilirsiniz.

4. Bunu Yalnız Yapmanız Gerektiğini Düşünmeyin

İş gücünüzdeki geniş ölçekte zaman yönetimi becerilerinin kilidini açmak, ekstra destek ve kaynak gerektiren bir iştir. Ayrıca, güçlü yönetici ve çalışan ilişkileri geliştirmekten doğru profesyonel gelişimi sağlamaya kadar kişiselleştirilmiş destek ve dikkat gerektirir.

Çalışanlarınızın, kuruluşunuzun başarılı olmasına yardımcı olmak için ihtiyaç duydukları beceri ve yetenekleri geliştirmek için ekstra desteğe ihtiyaçları vardır. Ve bunu yapmak için, bunun çalışanlarınıza bir yatırım olduğunu kabul etmek önemlidir.