İş Hayatında Planlama Yapmanın Önemi

İş hayatında yapılacak planlar ve alınacak aksiyonlar şirket ve çalışanların geleceğe hazırlanması için oldukça önemlidir. Bir iş planı yapmak, ekipler arasında odak noktası oluşturur ve ortak hedefler doğrultusunda çalışmaya teşvik eder. Şirket içinde uyum olduğunda, zaman ve kaynaklar verimli kullanılır, şirketi konumlandırarak büyütmek kolaylaşır.

İş Planlaması Yapmanın 10 Faydası

Pek çok insanın iş planlarının sadece yeni başlayanlar için, kredi başvurularını desteklemek veya yatırımcı kazanmak için olduğunu düşünmesi çok yazık. Gerçek şu ki, iş planlaması iş dünyasındaki herkese ciddi faydalar sağlar.

Ve bu avantajların hiçbirinin büyük bir resmi iş planı gerektirmediğini belirtmek isterim. Yalın bir iş planı genellikle yeterlidir. İlk planı yapmak bir veya iki saat sürer, ardından aylık yada haftalık olarak gözden geçirebilir ve her seferinde 1-2 saat ayırabilirsiniz. Unutmayın ki herşeyi bir anda yapamazsınız, bir seferde bir şey yöntemi (One thing at a time) hayatınızı değiştirebilir.

1. İşin tamamını görmenizi sağlar: Doğru yapılan iş planlaması, işletmenizdeki bağlantısız noktaları birleştirir, böylece bütünün daha iyi bir resmini elde edersiniz. İş stratejisinin, taktiklerle ve hedeflerle ilişkili olması beklenir. Bu hazırladığınız iş planınızda da bu şekilde mi? Satışlarınız satış ve pazarlama giderlerinizle bağlantılı mı? Ürünleriniz hedef pazarınıza uygun mu? Uzun vadeli sabit maliyetler, ürün geliştirme ve işletme sermayesi ihtiyaçları dahil maliyetleri de karşılıyor musunuz? Eğer değilse, bir adım geriye çekilin ve büyük resme bakın.

2. Stratejik odağınızı ortaya çıkarır: Girişimcilerin ve küçük işletmelerin özel kimliklerine, hedef pazarlarına ve bunlara uygun olarak tasarlanmış ürün veya hizmetlerine odaklanmaları gerekir. Hali hazırda domine edilen veya tekel bir pazara yeni başlayan bir girişimci olarak girmeniz neredeyse imkansızdır.

3. Önceliklerinizi belirlemede yardımcı olur: Her şeyi aynı anda yapamazsınız. İş planlaması, doğru şeyleri ve en önemli şeyleri takip etmenize yardımcı olur. Zamanınızı, çabanızı ve kaynaklarınızı stratejik olarak tahsis edin. Örneğin bir blog internet sitesi yapıyor iseniz, insanların bu siteye üye olmalarına gerek yoktur, çünkü hali hazırda bir okuyucu kitleniz yoktur. Öncelikleri doğru belirlemek size zaman kazandırır. 

4. Değişimi kolay yönetirsiniz: İyi bir planlama süreciyle, varsayımları düzenli olarak gözden geçirir, ilerlemeyi izler ve yeni gelişmeleri yakalayarak uyum sağlayabilirsiniz. Bulunduğunuz sektördeki güncellemeleri takip etmek işiniz için önemlidir, böylece iş planınızı gözden geçirebilir ve revize edebilirsiniz.

5. Sorumluluk geliştirir: İyi planlama süreci beklentileri belirler ve sonuçları izlersiniz. Ne beklendiğinin ve ne olduğunun düzenli olarak gözden geçirilmesi için bir araçtır. İyi işler ortaya çıkıyorsa ne güzel. Fakat hayal kırıklığıda yaşanabilir. Her iki senaryoda da plan ve çıktı arasındaki farkı analiz edebilirsiniz. Plan ve gerçekleşenin de dahil olduğu, iyi yürütülen bir aylık plan incelemesi, görevlerin ve başarıların düzenli bir inceleme rutinine dönüşür.

6. Nakit yönetimini kolaylaştırır: İyi iş planlaması nakit akışındaki noktaları birleştirir. Bazen sadece kârı izlemek yeterlidir. Ancak satışlar, fiziki ürünler, varlık satın alma veya borçların geri ödenmesi söz konusu olduğunda nakit akışı planlama ve yönetim gerektirir. Kârlı işletmeler, yavaş ödeme yapan müşteriler veya çok fazla stokun nakit akışını zorlaştırması nedeniyle zarar görür. Plan, sorunu görmenize ve ona uyum sağlamanıza yardımcı olur.

7. Stratejik uyum takibini sağlar: Günlük çalışmalarınız ana iş taktiklerinize uyuyor mu? Bu taktikler stratejinizle eşleşiyor mu? Eğer öyleyse, stratejik uyumunuz var demektir. Aksi halde iş planlaması sorunlarıda ortaya çıkaracaktır. Örneğin, arabaya servis yapan bir gurme restoranı işletiyorsanız, uyumsuzsunuz demektir.

8. Kilometre taşlarını belirlemenize yardımcı olur: İyi iş planlaması, üzerinde çalışabileceğiniz kilometre taşlarını belirler. Bunlar, tanımlanmış bir satış seviyesine ulaşmak, söz konusu satış müdürünü işe almak veya aylık 10.000 okuyucuya oluşmak gibi ulaşmak istediğiniz temel hedeflerdir. Biz insanız. Ulaşabileceğimiz görünür hedeflerimiz olduğunda daha iyi çalışırız. Hedeflerinize ulaşabilmek için size bir çok ipucunu buraya bırakıyoruz.

9. Metrikler belirlenir: Takip edilecek performans göstergelerinizi ve rakamlarınızı, plan inceleme toplantısında aylık olarak görebileceğiniz bir iş planına koyabilirsiniz. Önemli olan sayıları belirlemektir. Satışlar ve harcamalar genellikle öyledir ancak aramalar, geziler, seminerler, web trafiği, dönüşüm oranları, iadeler vb. de vardır. Temel ölçümleri tanımlamak ve izlemek için iş planlamanızı kullanın.

10. Hedefte kalmak için düzenli hatırlatmalar: Hepimiz müşterilerimiz için her şeyi yapmak isteriz, ancak bazen kaliteyi ve stratejik odaklanmayı sürdürmek için geri adım atmamız gerekir. Günlük rutinin sıcağında öncelikleri hatırlamak ve odaklanmak zordur. İş planlama süreci düzenli bir hatırlatma haline gelir. Eğer odaklanma ile ilgili sorun yaşıyorsanız sizi; Neden Odaklanamıyorum? - En Önemli 7 Neden başlıklı makalemize davet ediyoruz.

İş Planlaması Yaparken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

İş planlarına dahil olması gereken belirli unsurlar vardır. Çalışanlar ve şirket için bir anlam ifade etmeyen maddelerin çıkarılması, yeni adımlar ile doğru bir şekilde büyümenin ilk adımı olacaktır.

İş planlaması yapılırken dikkat edilmesi gereken noktalar;

• İlk hedef strateji oluşturmaktır. Oluşturulan stratejilere bağlı kalmak, şirketin sürdürülebilir olmasında büyük rol oynar.
• Yapılan stratejilerin takibini sağlamak ve raporlamak hata yapmaktan alıkoyar. Böylece yapılan tüm işlerin takibini yapmayı kolaylaştırır.
• İş planlama sürecinin en önemli maddelerinden biri; kaynakları en iyi şekilde kullanmaktır. Şirket içine alınması ya da değiştirilmesi gereken varlıkları belirleyerek ihtiyaçlar giderilmelidir. Çalışanların iyi performans gösteren ürünler ile çalışması, onların zamanlarını en verimli şekilde kullanmalarını sağlar.

İş Planlamasında Yapılmaması Gerekenler Nelerdir?

Şirket içi gelişim hedefleri belirlenirken tutarlı ve optimum seviyede kararlar alınmalıdır. Bu kararların içinde yapılmaması gereken bazı hususlar vardır.

Bu hususlar;

• Her şeyi yapmanın mümkün olmadığını kabullenmek. Bir çalışana kendi görevinden fazla görev yüklemek demek o çalışanın verimini düşürmek demektir. Bu nedenle görevlendirme yapılırken herkesin uzmanlık alanında kalmaya ve alabileceği kadar görevi vermeye özen göstermelisiniz.
• Neyi nerede bırakılması gerektiği iyi hesaplanmalıdır. Bir gün içerisinde, haftalık planın gerçekleştirilmesi mümkün değildir. Bu nedenle gerçekçi kararlar alınmalıdır.
• Belirsiz koşullar şirketi aşağı çeker. Doğru hazırlıklar ile zamanında aksiyon alınmalıdır. Hafta başında ve haftanın son gününde toplantılar yapılmalı, şirketin aldığı yol izlenmelidir.

Yapılan iş planını belirli periyodlar ile yeniden düzenlemeye özen göstermelisiniz. Başlangıçta yapılan stratejiler çeşitli faktörleri etkileyebilir. Değişen iş planlarında şirketin alacağı aksiyonlar da değişir. Şirket için sürdürülebilir olmanın ve ayakta kalmanın anahtarı doğru bir biçimde iş planı yapmaktan geçer.